Автоматизации

Настройте события, которые сами создают задачи, списывают склад или меняют ответственного за заказ — без ручных действий команды.

Обзор

Автоматизации выполняют заранее заданные действия в ответ на событие в проекте — без участия человека. Откройте Настройки → Автоматизации в сайдбаре проекта. Управление автоматизациями требует права Редактирование проекта.

Каждая автоматизация состоит из трёх частей:

Событие — что должно произойти, чтобы автоматизация сработала.
Условие — сужает событие до конкретного случая (например, до конкретного статуса заказа). У некоторых событий условия нет вовсе.
Действия — что выполнить, если условие выполнено. Действий может быть несколько; они выполняются по порядку, в котором добавлены.

Список доступных действий и условие зависят от выбранного события — часть действий (например, складские) имеет смысл только там, где событие действительно связано с заказом.

Создание автоматизации

Нажмите Добавить на странице автоматизаций.

Введите название — оно нужно только для того, чтобы отличать автоматизации друг от друга в списке и в журнале заказа.
Выберите событие.
Заполните условие, если оно есть у события.
Нажмите Добавить действие и настройте каждое действие.

Кнопка Сохранить становится доступна, только когда условие и все обязательные параметры действий заполнены — Configo не даст сохранить автоматизацию, которая заведомо не сможет сработать.

События

Статус заказа изменён

Срабатывает при переходе заказа в статус, указанный в условии Статус заказа. Доступны все действия — и складские, и работа с задачами.

Задача просрочена

Срабатывает один раз для каждой задачи, у которой наступил срок, а статус остался Открыта — тем же процессом, что рассылает напоминание о просрочке. Условия нет: событие уже указывает на конкретную просроченную задачу. Если задача была создана из заказа или контакта, автоматизация это видит и может унаследовать привязку (см. Создать задачу ниже).

Повторно по одной и той же просрочке автоматизация не сработает — только если задача снова просрочится после того, как её срок перенесли.

По расписанию

Срабатывает по времени, а не по действию в проекте. Условие Периодичность определяет, как часто:

Ежедневно — каждый день.
Еженедельно — по понедельникам.
Ежемесячно — 1-го числа месяца.

У этого события нет привязки к заказу, поэтому складские действия и смена ответственного за заказ ему недоступны — только создание задачи.

Действия

Списать со склада / Оприходовать готовую продукцию

Списывает материалы или готовую продукцию заказа со склада (или приходует произведённую продукцию), считая по рецептуре калькулятора. Параметры:

Источник — материалы или продукты.
Склад — конкретный склад проекта или Склад по умолчанию.

Если на складе не хватает остатков для списания, действие завершается ошибкой — а вместе с ним и сам переход заказа в новый статус: заказ остаётся в прежнем статусе, пока остатков не хватает.

Создать задачу

Создаёт задачу в разделе Задачи. Параметры:

Заголовок задачи.
Исполнитель — конкретный участник проекта или Ответственный за заказ (тогда исполнителем станет тот, кто ведёт сделку в момент срабатывания). Второй вариант недоступен под событием По расписанию — там заказа нет, и подставить некого.
Срок, дней — через сколько дней от момента срабатывания задаче назначить срок. Можно оставить пустым — тогда у задачи не будет срока.

Если событие связано с заказом или контактом, созданная задача наследует эту привязку и попадает в его журнал — так же, как если бы её создали вручную.

Сменить ответственного

Назначает заказу нового ответственного — участника проекта, выбранного в параметре Участник. Если участник уже и есть ответственный, действие ничего не делает.

История запусков

Нажмите значок часов у автоматизации, чтобы открыть Историю запусков. Каждая попытка срабатывания — успешная или нет — попадает в список со статусом (Успешно / Ошибка) и, при ошибке, её причиной. Так можно быстро понять, почему автоматизация не выполнила ожидаемое — например, что у выбранного участника больше нет доступа к проекту.

Включение и отключение

Переключатель в столбце Активный временно отключает автоматизацию, не удаляя её настройки. Значок корзины удаляет автоматизацию безвозвратно.

Где это ещё проявляется

Действия, изменившие заказ (списание со склада, смена ответственного), оставляют запись в его журнале — с именем автоматизации, чтобы её было видно отдельно от правок вручную.
Задача, созданная автоматизацией, ничем не отличается в разделе Задачи от созданной руками, включая напоминания о приближающемся и наступившем сроке.